Privacyverklaring VDK Ingenieurs B.V.

Laatst bijgewerkt: 18 juli 2026

VDK Ingenieurs B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens gebruiken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van onze website, onze dienstverlening en het contact dat u met ons heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

VDK Ingenieurs B.V.
Geurdeland 17-f
6673 DR Andelst
Nederland

KvK-nummer: 99574926
Btw-identificatienummer: NL869045969B01
E-mailadres: info@vdkingenieurs.nl
Website: https://vdkingenieurs.nl/

Na de officiële lancering van de website kan het tijdelijke webadres hierboven worden vervangen door het definitieve domein.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u contact met ons opneemt en van de diensten die u afneemt.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• uw voor- en achternaam;
• uw bedrijfsnaam;
• uw functie;
• uw adresgegevens;
• uw e-mailadres;
• uw telefoonnummer;
• gegevens die u invult in een contactformulier;
• informatie die u per e-mail, telefoon of op een andere manier aan ons verstrekt;
• informatie over uw aanvraag, opdracht of project;
• locatiegegevens en adresgegevens van een bouwproject;
• gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten en facturen;
• correspondentie tussen u en VDK Ingenieurs B.V.;
• technische gegevens over uw bezoek aan onze website, zoals uw IP-adres, browsertype, apparaattype en bezochte pagina’s.

Wij vragen u om geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens aan ons te sturen, tenzij dit noodzakelijk is en vooraf met ons is afgesproken.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer wij daarvoor een duidelijk doel en een geldige wettelijke grondslag hebben.

Contactaanvragen

Wanneer u contact met ons opneemt via het contactformulier, per e-mail, telefonisch of via een ander kanaal, gebruiken wij uw gegevens om:

• uw vraag te beantwoorden;
• contact met u op te nemen;
• uw aanvraag te beoordelen;
• een afspraak in te plannen;
• informatie of een offerte toe te sturen.

De verwerking is noodzakelijk om op uw verzoek stappen te nemen voordat eventueel een overeenkomst wordt gesloten. In andere gevallen verwerken wij de gegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang om vragen en zakelijke aanvragen goed af te handelen.

Offertes en overeenkomsten

Wanneer u een offerte aanvraagt of een overeenkomst met ons sluit, verwerken wij uw persoonsgegevens om:

• uw wensen en project te beoordelen;
• een offerte op te stellen;
• afspraken vast te leggen;
• onze werkzaamheden uit te voeren;
• met u te communiceren over de voortgang;
• documenten, tekeningen en adviezen aan u te leveren;
• de opdracht administratief af te handelen.

Deze verwerking is noodzakelijk voor het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst.

Bouwkundige en technische projecten

Voor onze werkzaamheden als bouwkundig ingenieursbureau kunnen wij gegevens verwerken over opdrachtgevers, contactpersonen, eigenaren, gebruikers, adviseurs, aannemers en andere betrokken partijen.

Ook kunnen projectstukken adresgegevens, contactgegevens of andere informatie bevatten die naar een persoon te herleiden is. Wij verwerken deze gegevens alleen voor zover dat nodig is voor het uitvoeren, vastleggen en beheren van het betreffende project.

Administratie en facturatie

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• facturen op te stellen en te versturen;
• betalingen te verwerken;
• onze debiteuren- en crediteurenadministratie bij te houden;
• aan fiscale en wettelijke verplichtingen te voldoen;
• vragen over facturen en betalingen te beantwoorden.

Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Relatiebeheer

Wij kunnen contactgegevens van bestaande klanten en zakelijke relaties gebruiken om:

• contact te onderhouden;
• afspraken en projecten op te volgen;
• serviceberichten te versturen;
• relevante informatie over onze dienstverlening te delen.

Wij gebruiken uw gegevens niet zonder geldige grondslag voor ongevraagde commerciële communicatie. U kunt altijd aangeven dat u geen commerciële berichten meer wilt ontvangen.

Beveiliging en verbetering van de website

Bij het bezoeken van onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt. Wij gebruiken deze gegevens om:

• de website goed te laten functioneren;
• technische problemen te onderzoeken;
• misbruik, spam en beveiligingsincidenten te voorkomen;
• de veiligheid van de website en onze systemen te bewaken;
• inzicht te krijgen in het algemene gebruik van de website.

Deze verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigde belang bij een veilige, goed werkende en gebruiksvriendelijke website.

4. Contactformulier

Wanneer u het contactformulier op onze website gebruikt, verwerken wij de gegevens die u zelf invult. Dit kunnen bijvoorbeeld uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht zijn.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw aanvraag te behandelen en contact met u op te nemen.

U bent niet verplicht om meer gegevens te verstrekken dan nodig is voor uw aanvraag. Wanneer u bepaalde noodzakelijke gegevens niet invult, kunnen wij mogelijk geen contact met u opnemen of uw aanvraag niet goed behandelen.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan een website op uw computer, tablet of telefoon wordt opgeslagen.

Wij kunnen gebruikmaken van:

Functionele cookies

Deze cookies zijn nodig om de website technisch goed te laten werken en om door u gemaakte keuzes te onthouden. Voor strikt noodzakelijke functionele cookies is geen toestemming nodig.

Analytische cookies

Met analytische cookies kunnen wij inzicht krijgen in het gebruik en functioneren van de website. Waar mogelijk worden deze gegevens privacyvriendelijk en geanonimiseerd verwerkt.

Wanneer analytische cookies meer dan een geringe invloed op uw privacy hebben, plaatsen wij deze alleen nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Externe en marketingcookies

Wanneer de website gebruikmaakt van externe diensten, ingesloten media, trackingtechnieken of marketingcookies, worden deze alleen geactiveerd wanneer daarvoor toestemming nodig is en u die toestemming heeft gegeven.

Via de cookiebanner kunt u uw voorkeuren instellen of wijzigen. Meer informatie over de gebruikte cookies, de aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen vindt u in ons afzonderlijke cookiebeleid.

U kunt cookies daarnaast via de instellingen van uw internetbrowser verwijderen of blokkeren. Hierdoor werken bepaalde onderdelen van de website mogelijk minder goed.

6. Externe diensten op de website

Onze website kan gebruikmaken van externe diensten, bijvoorbeeld voor:

• spambeveiliging van formulieren;
• het tonen van kaarten;
• het afspelen van video’s;
• websiteanalyse;
• het laden van lettertypen;
• beveiliging en prestatieverbetering;
• het beheren van cookievoorkeuren.

Wanneer een externe dienst persoonsgegevens verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige grondslag bestaat. Diensten waarvoor toestemming nodig is, worden pas geladen nadat u toestemming heeft gegeven.

Welke diensten daadwerkelijk worden gebruikt, staat beschreven in het cookiebeleid van de website.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan andere partijen.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Wij kunnen gegevens delen met:

• hosting- en websitebeheerders;
• leveranciers van e-mail- en communicatiediensten;
• leveranciers van cloudopslag en documentbeheer;
• softwareleveranciers;
• boekhouders, accountants en administratieve dienstverleners;
• IT- en beveiligingsdienstverleners;
• partijen die namens ons teken-, reken-, advies- of projectwerkzaamheden uitvoeren;
• andere adviseurs, aannemers en projectpartners wanneer dit nodig is voor een opdracht;
• overheidsinstanties, toezichthouders of opsporingsdiensten wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken;
• juridische adviseurs of verzekeraars wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling van een geschil, claim of aansprakelijkheidskwestie.

Partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, mogen deze gegevens alleen gebruiken volgens onze instructies. Waar dat wettelijk nodig is, sluiten wij met deze partijen een verwerkersovereenkomst.

Wanneer een partij zelfstandig bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt, is deze partij zelf verantwoordelijk voor de betreffende verwerking.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat passende maatregelen worden genomen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• aanvullende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;
• een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Daarbij houden wij rekening met wettelijke bewaartermijnen, lopende overeenkomsten, mogelijke claims en onze administratieve verplichtingen.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• gegevens uit algemene contactaanvragen bewaren wij maximaal twee jaar nadat de aanvraag is afgehandeld;
• gegevens over afgewezen of niet-doorgegane offertes bewaren wij in beginsel maximaal twee jaar na het laatste contact;
• klant-, opdracht- en projectgegevens bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor projectbeheer, garantie, aansprakelijkheid, bewijsvoering en de afhandeling van mogelijke vragen of claims;
• facturen en gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren wij minimaal zeven jaar;
• gegevens over onroerende zaken bewaren wij langer wanneer daarvoor een wettelijke bewaarplicht van tien jaar geldt;
• technische server- en beveiligingsgegevens bewaren wij zo kort mogelijk, tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor onderzoek naar misbruik of een beveiligingsincident;
• cookiegegevens worden bewaard volgens de termijnen die in het cookiebeleid staan vermeld.

Wanneer gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze.

10. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen.

Afhankelijk van de situatie kunnen deze maatregelen onder andere bestaan uit:

• beveiligde verbindingen via HTTPS;
• sterke wachtwoorden en toegangsbeveiliging;
• beperking van toegang tot persoonsgegevens;
• actuele software en beveiligingsupdates;
• back-ups;
• beveiliging tegen spam en misbruik;
• afspraken met leveranciers en medewerkers;
• periodieke controle van onze systemen en toegangsrechten.

Geen enkele manier van digitale opslag of verzending is volledig zonder risico. Wij doen er echter alles aan wat redelijkerwijs van ons mag worden verwacht om persoonsgegevens goed te beschermen.

Denkt u dat uw persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd of vermoedt u misbruik? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.

11. Uw privacyrechten

U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U kunt ons vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten aanpassen;
• uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• uw persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• uw gegevens aan een andere organisatie over te dragen, voor zover dit technisch mogelijk is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Niet ieder recht is in iedere situatie van toepassing. Wij kunnen bepaalde gegevens bijvoorbeeld niet verwijderen wanneer wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren of wanneer de gegevens nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

U kunt een verzoek indienen via: info@vdkingenieurs.nl

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij aanvullende informatie vragen waarmee wij uw identiteit kunnen controleren. Wij vragen daarbij niet om meer informatie dan noodzakelijk is.

Wij reageren in principe binnen één maand op uw verzoek. Bij ingewikkelde of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Wanneer dit gebeurt, informeren wij u daar tijdig over.

12. Bezwaar tegen direct marketing

Wanneer wij uw persoonsgegevens gebruiken voor direct marketing, heeft u altijd het recht hiertegen bezwaar te maken.

Na uw bezwaar gebruiken wij uw persoonsgegevens niet meer voor dat doel. In ieder commercieel e-mailbericht bieden wij een eenvoudige mogelijkheid om u af te melden.

13. Intrekken van toestemming

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die plaatsvonden voordat u uw toestemming introk, blijven rechtmatig.

Het moet net zo eenvoudig zijn om toestemming in te trekken als om deze te geven. Cookievoorkeuren kunt u wijzigen via de cookie-instellingen op onze website.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

VDK Ingenieurs B.V. neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die aanzienlijke gevolgen voor u hebben.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde kredietbeoordelingen of vergelijkbare vormen van besluitvorming zonder menselijke tussenkomst.

15. Persoonsgegevens van minderjarigen

Onze website en dienstverlening zijn niet specifiek gericht op kinderen jonger dan zestien jaar.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Denkt u dat wij zonder geldige toestemming gegevens van een minderjarige verwerken? Neem dan contact met ons op. Wij zullen de situatie onderzoeken en de gegevens verwijderen wanneer dat nodig is.

16. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van andere organisaties. VDK Ingenieurs B.V. is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze andere websites met persoonsgegevens omgaan.

Wij adviseren u om de privacyverklaring van de betreffende website te lezen voordat u persoonsgegevens verstrekt.

17. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen uw klacht zorgvuldig en in overleg met u op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens

Meer informatie over het indienen van een klacht vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte software of wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bovenaan deze verklaring staat wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij u hierover aanvullend informeren.

19. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.

VDK Ingenieurs B.V.
Geurdeland 17-f
6673 DR Andelst
Nederland

E-mailadres: info@vdkingenieurs.nl
Website: https://vdkingenieursbv.devmaus.nl/